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O artigo L 123-12 do Código de Comércio torna o inventário obrigatório para todas as empresas dos setores comerciais não agrícolas. Assim, a cada ano, a partir de 31 de dezembro, milhões de empresas realizam um levantamento dos produtos acabados, produtos semi-acabados e matérias-primas que elas vinculam ao seu balanço contábil. Para que esse inventário é útil? Quando deve ser realizado e quais são as chaves do inventário contábil? A Fastmag conta tudo sobre essa obrigação legal.

Qual é a utilidade de um inventário contábil?

No final de cada ano, em 31 de dezembro, o inventário contábil da empresa é realizado. Esta lista de inventário:

Elementos contábeis clássicos, como bens imóveis ou imóveis da empresa, contas a receber, dívidas… Artigos armazenados fisicamente para a fabricação (por exemplo, matérias-primas) assim como produtos acabados e semi-acabados

Assim, em caso de uma auditoria fiscal, a empresa é capaz de provar a existência de seus ativos e que ela é a proprietária. Além disso, em caso de revenda, esse inventário material e imaterial contribui para sua avaliação global e fornece uma grande variedade de indicadores de desempenho para seus potenciais compradores. Portanto, é essencial que seu inventário contábil seja perfeitamente justo.

Controle dos estoques teóricos e físicos

Após contar os elementos físicos, cruzamos os dados coletados e registrados nas folhas de inventário com o estoque teórico, registrado nos livros contábeis da empresa. No contexto de uma boa gestão de estoques, pode haver algumas discrepâncias devido principalmente à perda conhecida (ruptura, não vendidos devido a uma tecnologia obsoleta…). Se o inventário for mal mantido ou roubado, a empresa pode ter que notar discrepâncias que podem ser muito significativas. Portanto, é necessário repensar sua gestão de estoques, provavelmente informatizando-a e fazendo inventários mais regulares durante o exercício contábil. De fato, as discrepâncias repetidas são indicadores negativos que podem penalizá-la a médio e longo prazo.

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Qual é a metodologia de um inventário contábil?

O trabalho contábil dos estoques segue um método que não é praticamente diferente de uma empresa para outra. Eles são caracterizados pela sucessão de cinco fases: a preparação dos trabalhos de inventário, a realização de um inventário físico, a avaliação dos estoques, o ajuste das diversas contas contábeis e a contabilização dos diferentes impostos.

Preparar os trabalhos de fim de exercício e de inventário

Mesmo antes do final do exercício contábil, a empresa deve preparar corretamente seu inventário contábil, também conhecido como trabalhos de fim de exercício. Trata-se de registrar todos os documentos justificativos do exercício contábil:

• faturas de compra
• as faturas de venda,
• contabilização das despesas de pessoal,
• contabilização das declarações de IVA.

Também é essencial modificar um saldo contábil provisório antes do inventário físico para que possa ser anotado durante os trabalhos de revisão que começam com o confronto dos montantes presentes nos saldos auxiliares e nos livros auxiliares (clientes e fornecedores) com aqueles presentes no saldo geral (conta 411 e 401). Esses controles realizados, a conciliação das contas de terceiros clientes e fornecedores é concluída. Em seguida, uma “pré-revisão” é realizada.

Realizar seu inventário físico

Como já vimos, o inventário contábil físico se concentra no controle da existência dos ativos e passivos da empresa.

Imobilizações

O inventário das imobilizações identifica os ativos retirados dos ativos da empresa em decorrência de uma alienação ou cessão. Ele gera registros das saídas de imobilizações e uma contabilização das alocações de depreciação;

Contas de tesouraria, clientes e fornecedores

A verificação é realizada nas contas, incluindo alguns saldos das contas de terceiros (clientes e fornecedores).

Saldos bancários

Uma conciliação bancária é sempre necessária, especialmente se o saldo do último extrato não coincidir com o do conta “Banco” na contabilidade.

Avaliar o valor do estoque

Geralmente executada por um contador ou com a ajuda de um contador, esta etapa consiste em avaliar o estoque para compará-lo ao valor contábil dos itens comerciais. Trata-se de estoques, imobilizações que também podem ser depreciadas, contas a receber difíceis de cobrar, ou até impossíveis de recuperar. O valor do inventário pode também incluir provisões para diferentes transações (processos judiciais, garantias, penalidades…). Todos esses itens são estimados na data de fechamento dos estoques, ou seja, 31 de dezembro.

Ajustar Posições Contabilidade e resultado

A separação líquida entre os exercícios é monitorada. As despesas e as receitas que são registradas na conta de resultados de um exercício devem estar vinculadas ao exercício. Portanto, podemos distinguir:

• Receitas e despesas do exercício contábil em curso, mas correntes além do exercício contábil (chamadas adiantamentos)
• Receitas e despesas para o exercício contábil seguinte, mas relacionadas ao exercício contábil em curso (por exemplo, faturas a preparar ou não).

Além disso, também é necessário ajustar as dívidas e as obrigações em moeda, fornecer contribuições de segurança social e férias pagas de seus funcionários…

Todas essas entradas são chamadas de lançamentos contábeis de ajuste.

Contabilização dos diferentes impostos

Ao registrar entradas de estoque, a empresa é capaz de avaliar e provisionar certos impostos, como o IVA, a contribuição sobre o valor agregado das empresas (CVAE), o imposto sobre veículos de passeio (TVS), etc.

Ao final das cinco etapas, a empresa possui um saldo definitivo que pode ser editado para a preparação das contas anuais (balanço, conta de lucros e perdas e anexo).

Qual período deve ser privilegiado para realizar seu inventário?

Não há nenhuma restrição legislativa quanto às datas de inventário. A organização deste último é deixada ao livre arbítrio das empresas. Assim, dependendo de sua rotação de estoque e de seu volume, elas podem escolher entre quatro métodos.

Estoques parciais e regulares

Se uma empresa investe em software ERP, é possível realizar inventários regulares, permanentes ou rotativos.

Inventário permanente

O inventário permanente permite identificar todos os produtos que fabrica ou compra no momento mesmo de sua produção ou aquisição. Os inventários são constantemente atualizados com o software ERP. As discrepâncias de estoque são, portanto, nulas e a empresa ganha agilidade graças à sua gestão de fluxo SMART.

Número de contagem

A contagem dos prazos requer inventários periódicos. Assim, a contagem é diluída ao longo do tempo, sabendo que até 31 de dezembro tudo deve ser contado. Dependendo das rotações dos itens, uma classificação é feita para contar esses últimos meses, trimestralmente ou uma vez por ano.

Estoques de fim de ano

Se uma empresa possui poucas ações ou se os estoques regulares constituem um obstáculo à sua atividade, pode ser mais apropriado optar por um inventário anual ou intermitente.

Inventário anual

O inventário é realizado em 31 de dezembro e exige a interrupção de toda entrada ou saída dos estoques. Nessa ocasião, contamos todos os produtos acabados, semi-acabados, matérias-primas…

Inventário intermitente

Os estoques intermitentes devem tratar como um fardo contábil todas as mercadorias armazenadas durante o exercício. Ao final do exercício, tudo é transferido para a conta de inventário.

Como vimos, o inventário físico desempenha um papel importante no inventário contábil de uma empresa. A falta de inventário físico não fecha as contas de uma empresa. Na verdade, elas não podem ser apresentadas ao Tribunal de Comércio. Além disso, como especificado pelo artigo L241-4 do Código de Comércio, qualquer ausência de inventário físico é passível de uma multa de 9000 euros.

Para saber

• Utilizados em conjunto, os leitores de códigos de barras e os softwares Fastmag otimizam a gestão de estoques e facilitam a emissão das contas em 31 de dezembro. No entanto, ambos e o software podem ser utilizados independentemente um do outro.
• O decreto n° 83-1020 de 29 de novembro de 1983 estipula que o comerciante deve manter “um livro de diários, um livro razão e um livro de inventário”. No entanto, desde a lei de simplificação de 17 de maio de 2011 (n° 2011-525), a manutenção deste livro não é mais uma obrigação contábil.

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